オフィスの引越しは、個人の引越しとは全ての流れや手順が大きく異なります。
特に、個人の引越しでも面倒だと感じることの多い事務的な手続きに関しては、オフィスではその比にならないほど多く非常に面倒なものが多いんですよ。
作業内容だけでなく費用面でも大規模になりがちなオフィスの引越しに必要な、物件探しから入居までのさまざまなポイントを紹介してみますね。
目次
オフィス引越しの手順と流れ
オフィスや事務所の引越しには、とても多くの手続きが必要となります。
また、個人の引越しと比べて大きく異なる点が多いので、オフィス移転のマニュアルをチェックするなどしてさまざまな知識を得て、段取りと手順を考えておかなければなりません。
現在のオフィスの退去手続き
現在のオフィスの退去予告を行います。
一般的なオフィスの退去予告期間は「6ヶ月以上前」となっている事が多く、個人の賃貸契約の退去予告期間の「1～2ヶ月以上前」と比べて大きく異なる事がわかります。
ただ、規模の小さな事務所等だった場合は3ヶ月以上前で良い場合もあり、契約内容はケースごとに異なります。
また、退去に関して特に制限等を設けていない通常の普通賃貸借契約ならば問題はないのですが、中には期間を定めた定期借家契約の場合があり、この場合、契約内容によっては契約期間内に解約ができないとするものもありますので注意が必要です。
この点は個人の賃貸契約にも共通しますが、個人の場合は退去に関して特に制限を設けない普通賃貸借契約となっている事がほとんどです。
移転先オフィスを探し、契約する
移転先を探します。
現在のオフィスを退去し引っ越しをする目的がどこにあるのかを明確にしておけば、移転先探しは容易になります。
たとえば経費削減を目的として引越しをするのなら、現在よりも賃料が安いオフィスを探せば良く、手狭になったための引越しなら現在よりも広いところを探せば良いわけです。
その上で、交通アクセスがどうなのか、駐車場の確保はどうか等、いろいろな角度から見ていきます。
こうして理想的なオフィスが見つかったら契約となるわけですが、その費用の大きさは個人の引越しとは比較になりません。
新オフィスの契約資金は、敷金・礼金のほかに保証金・仲介手数料・前家賃などが必要となります。
具体的には、物件によって大きな違いがあるので一概には言えませんが、少ない場合でも賃料の4～6か月分、多ければ15か月分程度かかる事があります。
仮に賃料が20万円だったとしたら、少なくとも80万円～160万円、多ければ300万円ほどかかる計算です。
個人の引越しなら少なくて1～2か月分、多くても5～6か月分というのが相場なので、会社など法人の場合とは大きく異なりますね。
新オフィス探しおよび契約時の注意点としては、数年先を想像してオフィスを選ぶ事と、契約時には減額等の交渉を行う事、条件等の確認は確実に行う事などがあります。
数年後に手狭になる可能性がないかを考えておく事はとても重要で、今回の引越しの理由が手狭になったからというようなものだった場合、またそうなる可能性もあるので十分に考慮してください。
条件の確認については、たとえばオフィスがいつでも出入りできるかどうか…などです。
業務内容によっては深夜でも出入りを必要とする場合がありますよね。
そういった事にも対応できる物件なのかどうか、です。
また、契約時の交渉は個人の引越しの場合も同様で、減額だけでなく、こうしてくれたら…のような希望を出すことも含めて交渉してみましょう。
新オフィスの内装工事
内装業者を選定し、新オフィスの内装工事を行います。
実は、多くの内装業者では、什器の斡旋や引越しまで手がけてくれる事が多く、あれこれ業者を知らない場合は内装業者に一任という事もアリなんですよ。
ただ、その場合はしっかりとしたノウハウを持った内装業者をよく吟味しなければなりません。
1社だけ見積もりを取ってすぐに決めてしまうのではなく、複数社に話を聞いて、見積もりを取った上で決定するようにしてください。
内装業者にもいろいろなところがありますし、インターネットで検索してもとても多くの業者がヒットします。
中には格安をうたっているところもありますが、費用面ばかりに気を取られて失敗しないように注意する必要があります。
引越し
オフィスの引越しは、大きなデスクやロッカーなどが非常に多く、個人の引越しとは規模が異なります。
そのため、オフィス引越しを専門的に扱う業者も中にはいますが、多くは個人の引越しも行っている通常の引越し業者です。
たとえば日通やヤマトホームコンビニエンス、アート引越しセンター、サカイ引越センターなどが代表的です。
具体的な費用については、オフィスの規模、運ぶ荷物の量や大きさ、移動距離によって異なりますので、実際に見積もりを取ってみなければ具体的な金額はわかりません。
この点については個人の引越しと共通しています。
これまでのオフィスの原状回復と明け渡し
新オフィスへの引越しが完了した後、これまでのオフィスの原状回復があるので両オフィスの重複期間はだいたい1ヶ月程度と考えてください。
原状回復がすんだ後、明け渡しとなり契約終了です。
原状回復の内容や条件等については、契約内容をよく確認して行うようにしてください。
官公庁等への届出
個人の引越しなら役所に転出・転入の届けを出すだけで良かった手続き関係も、法人となるとそうはいきません。
《法務局》移転登記を行います。
- 届出先：移転前の法務局
- 届出時期：（本社移転）移転後2週間以内、（支社移転）移転後3週間以内
《税務署》移転・異動届けを行います。
- 届出先：移転前・移転後の税務署
- 届出時期：移転後速やかに
《社会保険事務所》所在地の変更届を行います。
- 届出先：移転前の社会保険事務所
- 届出時期：移転後5日以内
《都道府県税事務所》異動届けを行います。
- 届出先：移転前・移転後の都道府県税事務所
- 届出期間：移転後10日以内
《労働基準監督署》所在地変更届けを行います。
- 届出先：移転後の労働基準監督署
- 届出期間：移転後速やかに
《ハローワーク》雇用保険事業所変更届を行います。
- 届出先：移転後のハローワーク
- 届出期間：移転後10日以内
《消防署》防火管理者選任届けを行います。
- 届出先：移転後の消防署
- 届出期間：移転後速やかに
このほかにも、警察署への届出、郵便局への移転・転送届けやNTTへの移転連絡などが必要になります。
挨拶状送付
引越しが決まり、完全に移転完了の日程がわかり次第、取引先には挨拶状を送付します。
引っ越しで3万円以上の損を防ぐ方法
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筆者は引越しする前に一括見積もりをしてみました。その結果にはおどろきました。
東京都内での近距離の引越しの見積もりだったのですが、最高値が53,000円で最低値が21,000円。
なんと32,000円もの差があったんです。
危うくボッタクリにあうところでした。
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